분석문 다음에 할 일이 필요했다
개인 업무용 공고 검토 도구를 만들면서 처음에는 어떤 공고를 더 읽어볼지에 집중했다. 제목을 빠르게 나누고, 사람이 고른 공고의 원문을 가져와 상세 분석을 받았다. 관련성이 높은 제목과 실제로 참가할 수 있는 일은 달랐으므로 두 단계를 나눴다.
그 뒤에도 해야 할 일이 있었다. 원문을 읽고 준비해볼 공고를 골랐다면 확인할 조건과 준비할 자료를 남겨야 했다. 다른 AI 대화에서 제안서를 검토하려면 원문을 다시 찾아 전달해야 했다. 분석 결과를 보여주는 것과 그 결과로 다음 작업을 시작하는 것은 별개였다.
이번에는 목록에서 근거를 읽고, 사람이 지원 준비로 등록한 뒤, 준비 과정과 결과를 기록하는 흐름을 붙였다. AI에 넘길 자료도 같은 화면에서 가져갈 수 있게 했다.
넘겨보기와 결정하기를 나눴다
목록에는 빠른 선별과 우선 검토, 상세 결과를 나눠 두었다. 상위와 하위 공고 모두 카드로 넘겨보되, 같은 검색 조건과 순서를 유지했다. 카드에서 다음 공고로 이동하는 것만으로 판단을 저장하지는 않았다.
준비할 후보라고 정했을 때는 ‘지원 준비’ 버튼으로 등록한다. 등록할 내용을 확인한 뒤 참여 관리로 넘어간다. 이때도 자격이나 원가가 미확인인 상태는 남는다. 등록은 준비를 시작한다는 행동이고, 참가 자격을 통과했다거나 접수를 마쳤다는 뜻은 아니다.
상세 결과가 저장돼 있어도 현재 기준으로 다시 봐야 하는 경우가 있었다. 회사 선호와 공고 자료의 버전이 분석 당시와 달라졌다면 이전 분석을 보존하면서 재검토 대상으로 표시했다. 저장된 결과를 숨기거나, 결과가 존재한다는 이유로 최신 판단이라고 보여주지 않도록 했다.
집계도 같은 원칙으로 봤다. 분석 결과와 분석 작업은 다른 목록이고 같은 공고가 겹칠 수 있다. 자료가 부족해 결정할 후보가 없다는 화면을 사업기회가 없다는 결론으로 읽지 않게 해야 했다.
준비와 제출의 기록은 따로 남겼다
참여 관리에는 준비 중인 내용과 체크리스트, 제출 기록, 결과와 그 출처를 남긴다. 사용자가 적은 결과와 공식 통지로 확인한 결과를 구분한다. 마감이 지나도 준비하며 남긴 기록은 보존한다.
같은 버튼을 다시 누르거나 같은 내용을 저장했다고 참여 기록과 이력이 계속 늘어나면 곤란하다. 반복 등록은 기존 기록을 사용하고, 동시에 수정한 내용이 충돌하면 그대로 덮어쓰지 않게 했다. 공고를 준비 대상으로 등록하는 일과 기존 진행 판단을 저장하는 일도 함께 성공하거나 함께 취소되도록 묶었다.
합성 공고로 등록부터 준비, 제출, 서류 반려 기록까지 저장해 봤다. 같은 저장을 반복해도 이력이 늘지 않았고, 메모와 목록 복귀도 확인했다. 실제 운영 화면에서는 조회와 등록창을 확인했다. 운영에 가짜 제출·탈락 기록을 만들어 같은 시험을 반복하지는 않았다.
읽은 자료와 못 읽은 자료를 함께 묶었다
AI에 전달할 자료는 저장된 공고 원문과 추출한 Markdown, 기존 검토 요약, 문서 목록으로 구성했다. 문서의 버전과 해시, 추출 상태도 함께 남겼다. 같은 자료 버전으로 다시 열면 이미 만든 묶음을 재사용한다.
원본 PDF는 표지와 문서 구분 페이지를 넣어 합쳤다. 어느 원문 페이지가 합본의 어느 페이지인지 대응표를 만들었다. 합본에서 인용을 찾은 뒤 원본의 같은 부분으로 돌아갈 수 있어야 했다.
모든 문서가 PDF 합본에 들어가는 것은 아니다. 변환하지 못한 문서는 원본과 추출문으로 따로 제공한다. 부분 추출이나 추출 실패, 원본과 추출본의 버전 연결을 확인하지 못한 문서도 목록에 남긴다. 파일이 내려받아진 것만으로 모든 자격과 계약 조건을 읽었다고 볼 수는 없다.
운영에 저장된 한 공고의 자료로 ZIP과 통합 PDF를 실제 브라우저에서 내려받았다. 저장 문서 8개 중 PDF 2개가 표지·구분 페이지와 함께 26쪽으로 묶였다. PDF가 아닌 문서 6개는 별도로 제공했다. ZIP 안의 19개 파일은 생성 당시 기록한 해시와 크기가 일치했고, 따로 받은 PDF와 ZIP 안의 PDF도 같았다.
이 검사는 파일 전달이 맞는지 확인한 결과다. 부분 추출과 실패 기록은 그대로 남아 있었다. 그 문서에 담긴 조건을 빠짐없이 읽었다는 결과로 바꿀 수는 없었다.
넘길 때 포함할 정보도 골랐다
사람이 적은 메모와 답변, 내부 원가, 발송 연락처를 기본 자료 묶음에 모두 넣지는 않았다. 공개 공고를 검토할 자료와 내부 판단을 한꺼번에 다른 도구로 보내지 않도록 했다. 메모가 필요하면 사용자가 포함 여부를 따로 고른다.
다른 AI 서비스에 자동으로 전송하거나 그 응답으로 제출까지 진행하는 기능은 붙이지 않았다. 먼저 사람이 전달문과 자료를 읽고, 지금 요청할 작업을 정해 가져가는 방식이다. 자료를 넘겼다는 사실과 그 자료로 준비 작업이 끝났다는 사실도 각각 확인해야 한다.
현재는 운영 화면에서 공고를 읽고 자료를 내려받는 단계까지 확인했다. 실제 사람이 공고를 선택해 준비하고, 제출한 뒤 결과까지 남기는 전체 과정은 아직 검증하지 않았다. 원문을 찾고 설명하는 부담이 줄었는지도 더 재야 한다.
공고를 읽는 화면 옆에 다음 작업을 시작할 자리는 만들었다. 이제 필요한 것은 그 자리를 실제 준비 과정에서 사용한 기록이다. 문서가 부족해 멈췄는지, 어떤 질문을 해결했는지, 어디까지 진행했는지가 남아야 이 도구가 한 일을 설명할 수 있다.